Privacy Reglement HSV ‘t Polderke

          [gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer]

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van HSV ‘t Polderke omgaat met de aan haar verstrekte persoons gegevens.

Begrippen:

1. Onder vereniging wordt verstaan HSV ‘t Polderke, zoals omschreven in de Statuten.
2. De Statuten van HSV ’t Polderke zijn opgesteld op 9 juni 1980 en op de website zichtbaar.
3. Het bestuur zijn de bestuursleden van HSV ’t Polderke zoals beschreven in artikel 7 van de Statuten van HSV ’t Polderke. In artikel 8 van de Statuten van HSV ‘t Polderke zijn de taken en bevoegdheden beschreven.
4. Leden zijn alle leden van de vereniging zoals beschreven in artikel 3 van de Statuten van HSV ‘t Polderke. In artikel 4 van de Statuten van HSV ‘t Polderke zijn de rechten en plichten beschreven.
5. Onder persoonsgegevens wordt verstaan lidnummer Sportvisserij Nederland, voorletter(s), achternaam, tussenvoegsels, voornaam, adres, datum start lidmaatschap, geboortedatum, verwijderd/geroyeerd en het e-mail adres.
6. Inschrijfformulier is het aanmeldformulier lidmaatschap van Sportvisserij Nederland.
7. Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld ingevolge artikel 19 van de Statuten van HSV ‘t Polderke.
8. Bewaar termijn bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag.[Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]
9. Een verwerkers is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.
   
   

Persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of de ledenadministratie van de vereniging. Hij/zij heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen.

In dit bestand zijn de bij begrippen genoemde persoonsgegeven verwerkt en opgeslagen.

Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van HSV ‘t Polderke, namelijk wie men is, jubilea data, of nog contributie betaald moeten worden, het adres voor bezoeken en het e-mail adres voor correspondentie

Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf of USB-stick, welke is gekoppeld aan de computer.

Op het beveiligde deel van de website zijn de voorletter(s) of voornaam, de achternaam en het e-mail adres opgeslagen. Deze informatie wordt gebruikt voor het versturen van nieuwsberichten en informatie over activiteiten van HSV ’t Polderke.

Op de website worden tussen- en eindstanden van wedstrijden gepubliceerd. Hierbij worden de voornaam of voorletter en de achternaam getoond. Deze standen kunnen ook in een lokale krant worden opgenomen.

Op de website worden de voor- en achternaam van de bestuursleden getoond. In het boekje dat onder de leden wordt verspreid staan naast deze gegevens ook de telefoonnummers van bestuursleden.

De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden en eigen leden tenzij HSV ‘t Polderke daartoe verplicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak.

De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden en ledenadministratie.

De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.

Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en/of ledenadministrateur.

Op de website worden de gegevens na opzegging verwijderd. Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.

Wat zijn uw rechten

U heeft het recht HSV ‘t Polderke te vragen welke persoonsgegevens zij van u verwerkt. HSV ‘t Polderke zal op dit verzoek per e-mail binnen vier weken reageren. HSV ‘t Polderke kan hiervoor een kleine vergoeding vragen. Vervolgens kunt u HSV ‘t Polderke verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

Inschrijfformulier:

Indien iemand lid wil worden van HSV ‘t Polderke zal zij/hij daartoe een inschrijfformulier van Sportvisserij Nederland moeten invullen en ondertekenen. Sportvisserij Nederland bewaart alle op het formulier ingevulde informatie.

HSV ’t Polderke heeft een zogenaamde verwerkersovereenkomst met Sportvisserij Nederland ondertekend waardoor de geautoriseerde bestuursleden gerechtigd zijn de ingevulde persoonsgegevens in te zien en te downloaden.

Foto’s:

Bij activiteiten kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor de nieuwsbrief of website. Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd.

Geluidsopnames:

Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.

Privacy beleid HSV ‘t Polderke:

Dit reglement privacy beleid HSV ’t Polderke is voor een ieder op de website zichtbaar. Op de periodieke bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan. Het kan voorkomen dat dit reglement privacy beleid HSV ’t Polderke in de toekomst gewijzigd wordt. Wij raden u aan daarom dit reglement geregeld te raadplegen.

Is HSV ‘t Polderke voor andere websites verantwoordelijk via onder andere de advertenties?:

De website van HSV ‘t Polderke kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifieke aspect van de website HSV ‘t Polderke. Dit betekent niet automatisch dat HSV ‘t Polderke verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. HSV ‘t Polderke is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.

Vergunningen

De vergunningen van HSV ‘t Polderke worden uitgegeven door Sportvisserij Nederland. Zie de vergunning voor de hierop opgenomen informatie die op het inschrijfformulier voor het lidmaatschap verstrekt is.

Data lek:

Bij een eventuele data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG]

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of ledenadministrateur daarvan een registratie bijhouden.

Functionaris gegevensbescherming:

Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris/leden administrateur zal wel als zodanig hiermee worden belast.

Dit document heet “privacy Reglement HSV ‘t Polderke” en is vastgesteld op de bestuursvergadering van HSV ‘t Polderke op maandag 30 april 2018.

Leende, maandag 30 april 2018.